Elastycznie, choć stacjonarnie

Praca zdalna stała się niemal synonimem elastyczności, nie bezzasadnie zresztą. Możliwość decydowania o miejscu i czasie wykonywania obowiązków stanowi najczęściej wymienianą zaletę freelancingu.
Pracodawcy nadal jednak wspierają i promują tradycyjny, stacjonarny model zatrudnienia. Dążenia te wynikają ze świadomości, iż to biuro jest czynnikiem zespołotwórczym, a stwarzanie pola do interakcji oraz szybka komunikacja i zakorzenienie w kulturze organizacyjnej firmy stanowi niekwestionowany atut. Analizy firm headhunterskich wskazują również, że wielu respondentów nad elastyczność i możliwość rozwoju zawodowego stawia atmosferę panującą w firmie.

Efektywna współpraca jest pochodną sytuacji, w której pracownicy tworzą zgrany zespół. „Zgrany” nie oznacza jednak homogenicznego. Funkcjonujące obok siebie osoby różnią się dokładnie tak, jak odmienne są zakresy ich obowiązków. Wspólna przestrzeń, w której funkcjonują przez kilkadziesiąt godzin w tygodniu, powinna pogodzić preferencje i oczekiwania każdego typu ludzkiego. Efekt taki osiągnąć można zapewniając pracownikom prywatność i poczucie komfortu, między innymi akustycznego.

Badania realizowane w miejscach pracy jednoznacznie wskazują, że hałas i nieskoordynowane dźwięki są największą bolączką respondentów niezadowolonych z zapewnionych im warunków. To problem, któremu poświęcić trzeba więcej uwagi, szczególnie w biurach typu open space.
„Ważne, aby organizować je z uwzględnieniem użytkownika ostatecznego – wyjaśnia Dymitr Malcew, który zaprojektował dla MDD między innymi budki akustyczne. – Realizując wcześniejsze projekty, zaważyłem, że pomimo wprowadzenia budek do biur, nie cieszyły się one zainteresowaniem, choć wcześniej zgłaszano taką potrzebę. Pracownicy nie korzystali z nich, pozostawiając zupełnie bezużytecznymi na środku biura. Przeprowadziłem sondę i dowiedziałem się, że przyczyną był tzw. „efektem akwarium”. Szklany boks wyrwany z biurowego kontekstu nie spełnił swojej roli. Tworząc budki, zaproponowałem więc dwa warianty, w tym jeden modułowy, pozwalający na rozbudowę konstrukcji w zależności od potrzeb”.

Pojedyncza budka Hana zapewnia więcej prywatności wizualnej i akustycznej niż inne produkty na rynku. Zaprojektowana została, by tworzyć enklawę w gwarnym środowisku biura.

Modułowa budka Hako z kolei zostawia po stronie użytkownika decyzję o ostatecznym kształcie produktu. Najmniejszy model sprzyja pracy w ciszy, a wariant rozbudowany – spotkaniom w wąskim gronie. Łatwość konstrukcji i ominięcie konieczności wznoszenia trwałych ścian podkreślają elastyczność, leżącą u podstaw projektu.

Przyjęło się uważać, że warunkiem sine qua non kreatywnego działania jest burza mózgów, gwar i dynamika. Z przekonaniem tym postanowili zmierzyć się naukowcy z Institute of Personality Assesment and Research Uniwersytetu Kalifornijskiego w Berkeley. Wybrali grupę specjalistów w różnych dziedzinach, wyróżniających się inicjatywą i twórczym podejściem, a następnie przeprowadzili szereg eksperymentów.
Na ich podstawie wykazano, iż pełnemu zaangażowaniu i doskonaleniu projektów sprzyja cisza i samotność. Wprowadzane podczas takiego procesu korekty i zmiany są bardziej trafne. Okazało się również, że zespoły złożone z dziewięciu pracowników generowały słabsze pod względem skuteczności pomysły niż grupy mniej liczne. Psycholog pracy, Adrian Furnham stwierdził nawet, że dowody są na tyle mocne, by obalić stosowaną przez ludzi biznesu metodę grupowej burzy mózgów, nie broniącą się w ogóle.
Kluczem do sukcesu jest stworzenie pracownikom odpowiednich warunków. „Proponując swojej załodze pracę w biurze open space, musisz zapewnić ludziom alternatywę naprawdę prywatnej przestrzeni” – wyjaśnia Dymitr Malcew.

Rozwiązaniem nie jest zatem popadanie w przesadę i całkowite zarzucenie pracowniczych interakcji. Skupić należy się na ulepszeniu warunków, w jakich ta współpraca ma się odbywać. To przede wszystkim znalezienie balansu pomiędzy ekstrawersją i introwersją, ciszą i głośną debatą, odpoczynkiem i intensywnym działaniem.
Jedną z największych barier na drodze do wydajności pracowniczej jest nieintencjonalne wzajemne przeszkadzanie i wymuszone przerwy. Dzisiaj wiemy już także, że – wysławiana jeszcze przez dekadą – umiejętność skupiania się na wielu działaniach jednocześnie, jest mitem. Ludzki mózg nie funkcjonuje w ten sposób: to, co potocznie nazywamy wielozadaniowością, jest w istocie szybkim przerzucaniem uwagi pomiędzy czynnościami, co obniża wydajność i zwiększa ryzyko wystąpienia błędów. Bycie wśród ludzi i w przestrzeni może jednak stanowić nieocenioną inspirację.
W jednym i drugim przypadku pomocne okażą się produkty akustyczne, w szczególności wspominane wcześniej systemy budek. Pojedyncze kabiny przeznaczone są do pracy jednoosobowej, a wariant Meeting – do zespołowej, pozbawionej niepożądanych zakłóceń z zewnątrz.

Duże, pozbawione ścian działowych przestrzenie biurowe nie służą ani pracownikom, ani firmom. Ponadto uwarunkowania ekonomiczne znacznie ograniczają pogarszają te warunki. W Stanach Zjednoczonych w latach 70. na jednego pracownika przypadało powyżej 45 metrów kwadratowych biura, po pierwszym dziesięcioleciu XX wieku już tylko 18 metrów kwadratowych.
Truizmem jest dziś podkreślenie faktu, że open space obniża ogólną wydajność i zdolność zapamiętywania. Popularna fluktuacja pracowników wyższego szczebla do open space’u dodatkowo wzmaga i tak odczuwalne napięcie oraz wrażenie ciągłej kontroli. Nie tylko nie stwarza warunków do budowania zgranego zespołu, ale także zakłóca codzienną wydajność.
Najefektywniej działające grupy ludzkie to kombinacja różnych osobowości. Fakt ten potwierdzony został zarówno wynikami badań, jak i danymi na temat rodzaju struktur przywódczych wielu przedsiębiorstw. Istotne jest także środowisko pracy, zapewniające zarówno swobodne funkcjonowanie w obrębie interakcji społecznych, jak i możliwość wycofania się do przestrzeni prywatnej, gdy tylko zajdzie taka potrzeba. Prócz typowych sal konferencyjnych, ważne są kantyny, centra rekreacyjne, tereny zielone. Umożliwiają one spotkania w swobodnej i niewymuszonej atmosferze, która bardzo często stanowi źródło inspiracji.

Coraz więcej przedsiębiorstw rozumie wartość, jaką niesie z sobą taki balans, stąd też rosnąca popularność produktów akustycznych oraz strefowania biura, nawet jeśli dominuje w nim układ otwarty.