Délimiter, mais ne pas séparer!

Le concept d'un open space rempli de rangées de bureaux appartient au passé. L'idée principale de ce style de bureau était axée sur l'amélioration de l'efficacité de la communication, sur une proximité entre les employés et la direction, et, censée soutenir la créativité. Mais de nombreuses difficultés ont été rencontré vis-à-vis de la gestion du bien-être.

Le but visé était juste. L'éradication des murs, à la fois symbolique et physique, a conduit à la fin d'une division et a permis d'ouvrir l'espace. Certaines entreprises y ont d’ailleurs trouvé un bon moyen d'optimisation des coûts de structure : plusieurs espaces de travail dans une même pièce, permet de réaliser des économies. Cependant, le salarié distrait y est moins efficace, y travaille plus lentement et fait plus d’erreurs, ce qui affecte les résultats financiers. Qui plus est, le bruit, considéré comme le plus grand ennemi des employés, augmente considérablement le niveau de stress.

Retour sur expérience

Cela signifie-t-il que le choix se situe entre un espace ouvert plein d'inconvénients et le système de bureaux cloisonnés avec ses avantages? Comme toujours, trouver un juste milieu est la réponse adéquate. Les motivations qui ont donné naissance aux premiers espaces ouverts sont correctes et une réinterprétation de celles-ci est nécessaire.
Les bureaux privés procurent un sentiment d'isolement. Selon les psychologues, ce modèle est particulièrement adapté aux individualistes et aux introvertis, pour qui le silence est un outil tout comme l’ordinateur ou le téléphone. Cependant, une communication entravée est liée à ces espaces individuels, qui sont aussi un véritable défi pour les gestionnaires. Renoncer au bureau privé favorise les relations et crée des opportunités d'interactions naturelles, mais peut aussi être une source de stress et de distraction.
La clé du succès réside dans les deux aspects suivants: un zonage habile de l’espace et la mise en place d’une acoustique optimale.

Divisions au nom de la communauté

L’un des facteurs qui déterminent l’attractivité des espaces de bureau est l’équipement approprié: prendre en compte les dernières tendances et l’adaptation aux activités diverses des utilisateurs. Le fonctionnement actuel des entreprises repose sur des interactions planifiées et spontanées, et les chefs d'équipe sont conscients du fait que la créativité requiert de la liberté. La division des espaces de bureaux en zones formelles, créatives et récréatives est désormais un fait.
«Les zones situées dans de tels espaces doivent être délimitées non seulement pour leur fonction, mais également pour un confort sonore et un niveau de bruit précis - explique Dymitr Malcew, qui a conçu nos systèmes de cabines acoustiques. - Le souci d'une acoustique intérieure correcte ne signifie pas nécessairement une insonorisation maximale de toutes les zones. Au contraire, dans certains endroits, nous voulons réellement obtenir l’effet inverse.»

Zonage

Plusieurs zones fonctionnelles doivent être définies dans un espace de bureau.
L’espace formel devrait inclure, entre autres: une zone favorisant la concentration, une zone de bureaux, une zone de réunions formelles et de conférences et un espace auditorium. Suivant l’activité visée, tous les cas mentionnés précédemment ne sont pas nécessaires, néanmoins, la partie créative du bureau joue un rôle important car elle crée des conditions propices au développement.
Assurer la proximité spatiale des départements en lien, en planifiant des zones particulières permet d’optimiser les interactions entre les services concernés. Souvent, une réunion dans des conditions informelles se révèle être un échange de fond entre spécialistes. Un facteur crucial est le niveau de demande pour cette forme de communication.
Au cours du processus de zoning, il est important de se rappeler les fonctions de chaque zone, le confort acoustique et le niveau de bruit spécifique requis pour un lieu donné. Ces aspects résultent de conditions objectives telles que la surface ou le positionnement des pièces, ainsi que de variables telles que le facteur humain ou le caractère des projets.
Créer un plan de localisation des zones est beaucoup plus facile s’il n’est pas lié à la nécessité de construire des cloisons permanentes. Le concept d'espaces ouverts, de plus en plus populaire, permet de remplacer les murs par des produits acoustiques légers qui peuvent être d'une grande aide lors du réagencement de bureaux.

Plus silencieux…

La demande croissante de flexibilité amène à créer des espaces de coopération tout en laissant de côté la question des espaces de travail individuels. «À tort, car ce sont les endroits les plus exigeants du point de vue acoustique, notent Dymitr Malcew. - La priorité est la concentration et c'est pourquoi il est essentiel de veiller à l'insonorisation de manière que l'employé puisse profiter du maximum de confort.»
Les panneaux écrans acoustiques sur le bureau constituent une solution à ce problème, ils sont une première barrière contre les bruits indésirables. Les zones de travail, où la concentration est une question de la plus haute importance, doivent prendre la forme d’un bureau classique. Les cabines acoustiques sont capables de répondre à ce besoin, en particulier dans les espaces dynamiques.
Une bonne acoustique est également une priorité dans les salles de conférence. Dymitr Malcew soulève la double difficulté: d'un côté, il est essentiel de veiller à la confidentialité des conversations, d’autre part, le déroulement de la réunion ne doit pas être interrompu. C'est pourquoi le son ne doit ni sortir, ni entrer. De plus, éliminer la réverbération est primordial, car elle s’avère être un lourd inconvénient pendant les téléconférences.
Les cabines acoustiques Hako Meeting sont une solution pratique pour répondre à cette demande. La technologie acoustique utilisée insonorise l’intérieur et assure l’intimité, alors que les murs en verre créent une zone spacieuse jouissant de la lumière naturelle, et facilite le contact avec d’autres zones du bureau.

Ouverture

Les espaces communs, les zones de coopération semi-ouvertes et les voies de communication nécessitent une approche différente. Les conversations qui se déroulent dans ces zones sont plus spontanées et libres. Selon des psychologues et des experts du marché du travail, ce type de communication est plus fréquent et plus bénéfique lors de la mise en œuvre de divers projets. D’où utilité de fournir un nombre suffisant de ces zones dédiées dans tout le bureau.
Les zones de réunions spontanées dans des espaces ouverts doivent permettre une communication aisée et ininterrompue. «C’est pourquoi, il est nécessaire de contrôler l’acoustique de telle sorte que des discussions agitées n’affectent pas l’environnement - mentionne Dymitr Malcew.»
Les meubles rembourrés ont des propriétés acoustiques. L’effet du confort acoustique peut être renforcé en équipant l’intérieur de canapés et de fauteuils dotés de hauts dossiers et de sièges massifs, qui absorbent le son et créent une niche acoustique.

Une autre solution consiste à positionner ces zones, à proximité des zones formelles d’espace ouvert et des limites des départements, facilitant les réunions courtes. Les stations multimédias équipées d’un espace de stockage et les cabines acoustiques s'avèrent parfaitement adaptées à la configuration de ces espaces.
Le flux des conversations devrait être maîtrisé au niveau de tous les types de zones sociales, pour ne pas perturber le travail des autres. Les panneaux autoportants en mousse revêtu de tissus sont de solides alliés. En ce qui concerne les couloirs et les circulations, il est préférable d’éviter les formes réfléchissantes droites et sonores; Les réceptions semi-circulaires, les formes irrégulières et les meubles rembourrés y sont les bienvenus.

Changements, changements…

Indépendamment des changements technologiques, la communication directe joue toujours un rôle important dans la réalité quotidienne de l’employé. Chaque dialogue a une caractéristique différente, ce qui influence les solutions spatiales et acoustiques.
Les employés sont de plus en plus soucieux de leur confort, sachant que cela affecte leur efficacité. Un bureau moderne concilie différentes caractéristiques, et aucune concession ne doit être faite. La division en zones de concentration et d’intégration, espaces créatifs et formels, lieux de silence et bavardages spontanés doit être clairement déterminée et respectée par tous les employés. Cet espace créé allie habilement les avantages des systèmes de bureaux individuels et des espaces ouverts tout en réduisant au minimum les inconvénients de ces deux types d'organisation de bureau.