Dividir sin separar

El concepto de una oficina donde los open spaces están llenos de filas de escritorios es cosa del pasado. La idea, que en un principio se basaba en mejorar la eficiencia en la comunicación, reducir la distancia entre jefes y empleados y estimular la creatividad, resultó ser bastante problemática.

Se suponía que tenía que servir para algo. Erradicar los muros, simbólica y literalmente, trajo consigo la separación, permitiendo la creación de open spaces. Algunas empresas encontraron otras ventajas en esta idea, como el ahorro de dinero. La posibilidad de situar múltiples espacios de trabajo en una sala permitía aumentar este ahorro. Sin embargo, un empleado distraído es menos eficiente, trabaja más lento y comete más errores, lo que también afecta a la economía de la empresa. Es más, el ruido, conocido como el gran enemigo del empleado, aumenta significativamente el nivel de estrés.

Vuelta al origen

¿Significa esto que la elección es entre un open space lleno de desventajas y un sistema compartimentado con alguna ventaja? Como siempre, en el término medio está la virtud. Lo que se asumió en un principio como correcto, merece la pena ser reinterpretado hoy.
Los despachos privados dan sensación de reclusión. Según los psicólogos, este modelo funciona especialmente para personas individualistas e introvertidas, para quienes el silencio es una herramienta tan importante como el ordenador o el teléfono. Sin embargo, un espacio cerrado se traduce en una comunicación con obstáculos. Este tipo de oficinas es un gran reto para los mánagers. Por otro lado, renunciar a la privacidad ayuda a construir mejores relaciones sociales y favorece interacciones más naturales, pero al mismo tiempo pueden ser fuente de irritación y distracciones.

Los dos siguientes aspectos son la clave del éxito: una buena división del espacio y el cuidado óptimo de la acústica.

Divisiones para la comunidad

Uno de los factores que hacen atractiva a una oficina es su equipamiento; aquel que tiene en cuenta las nuevas tendencias y se ajusta a las actividades de los usuarios. La forma en que las empresas funcionan hoy en día se basa tanto en interacciones planificadas como espontáneas. Los jefes de equipo saben que la creatividad necesita libertad. La división de una oficina en espacios formales, creativos y recreacionales es indispensable hoy en día.
Zonas en las que los espacios no son creados únicamente para la funcionalidad, sino también para la comodidad acústica y cierto nivel de ruido – explica Dymitr Malcew, diseñador de nuestras cabinas acústicas. – La preocupación por una buena acústica interior no significa necesariamente un aislamiento máximo. Al contrario, en algunas zonas querremos conseguir el efecto contrario.

Zonificación

Es posible designar varias zonas funcionales en cada oficina.

La zona formal debe incluir entre otras cosas: áreas que favorecen la concentración, áreas de almacenamiento, área de reuniones formales y conferencias, y un auditorio. No todos los casos mencionados son necesarios, por supuesto. Sin embargo, la parte creativa de la oficina juega un papel fundamental ya que establece bases para el desarrollo de la empresa.

Para alcanzar una funcionalidad óptima es importante planificar la localización de zonas particulares de forma que se encuentren cerca departamentos que necesitan trabajar juntos. A veces una reunión en condiciones informales se puede convertir en un intercambio de ideas o en un encuentro provechoso entre especialistas. Un factor crucial aquí es el nivel exigido para esta forma de comunicación.
Durante el proceso de zonificación es importante recordar las funciones de áreas concretas, la comodidad acústica y el nivel de ruido de un espacio dado. Estos aspectos dependen de condiciones objetivas como la superficie o la localización de las salas, así como de variables como el factor humano o el carácter de los proyectos a desarrollar.

Una planificación en zona es mucho más fácil cuando no está conectada con la necesidad de construir particiones permanentes. El concepto de open spaces, cada vez más popular, permite sustituir muros por soluciones acústicas ligeras que pueden ser de mucha ayuda a la hora de rediseñar el interior de una oficina.

Más tranquilo…

El aumento de la demanda de flexibilidad resulta en la creación de espacios para la cooperación, dejando de lado al mismo tiempo los espacios de trabajo individuales. Erróneamente, como estos son los sitios de la oficina con mayor demanda acústica –apunta Dymitr Malcew -, la prioridad es la concentración, y es por ello crucial cuidar del aislamiento acústico para que el empleado pueda disfrutar del máximo confort.

Los paneles acústicos son una solución común, especialmente aquellos situados en los escritorios, sirviendo como primera línea de defensa contra ruidos no deseados. Las áreas de trabajo, donde la concentración es un asunto de gran importancia, deben tener la forma de un escritorio clásico. Las cabinas acústicas pueden también cumplir ese papel en trabajos más dinámicos.

Una buena acústica es también una prioridad en las salas de conferencia. Hay incluso más dificultades aquí, - comenta Dymitr Malcew. – Por un lado, es crucial cuidar de la privacidad de las conversaciones. Por otro, el transcurso de la reunión debe permanecer intacto. Es por ello que el sonido no debe salir de la sala ni entrar en ella. Adicionalmente, es importante acordarse de intentar eliminar la reverberación, ya que puede ser muy molesta durante las videoconferencias.

Las cabinas acústicas Hako Meeting so una solución conveniente para este asunto. La tecnología utilizada insonoriza el interior y proporciona privacidad, mientras que las paredes de cristal dan sensación de espacio e iluminación, lo que facilita el contacto con otras área de la oficina.

Apertura

Los espacios comunes, las áreas de cooperación semiabiertas y las rutas de comunicación requieren diferentes enfoques. Las conversaciones que tienen lugar en estas zonas son más espontáneas y casuales. Según psicólogos y expertos en el mercado de trabajo, este tipo de comunicación es más frecuente y beneficiosa durante el transcurso de los proyectos. Es por ello que es valioso proporcionar un número suficiente de este tipo de áreas por toda la oficina.

Áras dedicadas a reuniones espontáneas en espacios abiertos tienen que facilitar una comunicación libre e ininterrumpida. Sin embargo, es necesario cuidar de la acústica y evitar la influencia negativa de conversaciones demasiado escandalosas en su alrededor – menciona Dymitr Malcew.

El mobiliario tapizado con delicadeza posee capacidad de insonorización. El efecto de esta comodidad acústica puede aumentarse equipando el interior con sofás y sillones con grandes respaldos y asientos, para así absorber el sonido y crear un nicho acústico.

Otra solución más puede ser situar puntos concretos para reuniones cortas, cerca de las áreas formales, open spaces y determinados departamentos.

Cuando hablamos del equipamiento de estos puntos, las estaciones multimedia apoyadas por sistemas de almacenamiento y cabinas acústicas bien situadas han demostrado funcionar perfectamente bien.

El nivel de la conversación se supone que tiene que estar bajo control también en el caso de distintos tipos de áreas sociales, rutas de comunicación y cantinas para empleados. El ruido no debería distribuirse a otras áreas y molestar al resto. Ante esto, paneles individuales y tejidos suaves siempre ayudan. Cuando se trata de corredores y pasillos es mejor evitar las líneas rectas y formas en las que el sonido pueda rebotar. Mostradores de recepción semicirculares y de formas irregulares, así como mobiliario tapizado, son siempre bienvenidos en esta situación.

Cambios, cambios…

Independientemente de los avances tecnológicos, la comunicación directa todavía juega un papel importante en la realidad del empleado. El diálogo diario tiene diferentes características, lo que influye en las soluciones acústicas y espaciales.

Los empleados están cada vez más preocupados por su comodidad, teniendo siempre presente el efecto en su rendimiento. Una oficina moderna tiene que reconciliar todos los puntos de vista. No hay convencionalidades en este tema. La división entre zonas de concentración y zonas de integración, entre espacios formales y espacios crativos, entre áreas de silencio y áreas de conversación distendida… Tiene que estar claramente determinados y ser respetados por todos los empleados. Un espacio creado de esta manera aúna las ventajas de los espacios compartimentados y de los open spaces, mientras que reduce las desventajas de ambos al mínimo.